Atelier de formation sur les techniques d'animation (superanimateurs.com)Sami Tahar Loucif
Atelier de formation de deux jours sur les techniques d'animation. Comment devenir un Super Animateur et dominer l'art d'animer des formations, des réunions, des débats...
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La formation management de projet se déroule en 4 étapes, de l'initialisation à la cloture du projet. D'autres méthodes , notamment celles touchant au management agile (comme la méthode SRUM) peuvent s'y ajouter.
Petite boîte à outils pour réunions difficilesPhilippe Vallat
Petite boîte à outils pour réunions difficiles: de la préparation à la facilitation, en passant par l'engagement des participants et la gestion de l'agressivité.
1. D’animer un projet
- Le compte-rendu, l’ordre du jour
- Mettre en œuvre le PDCA
2. de représenter et planifier un projet en mettant en œuvre
- Le diagramme fonctionnel
- Le diagramme des travaux (WBS)
- Le PERT
- Le GANTT
3. de piloter un projet en utilisant :
- Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
- Une matrice de décision
Durée : 3 jours
Date : Du 01 et 03 juillet 2017
Par : FORCES DAKAR sarl
Coût : 180 000 F CFA les 3 jours
info@forcesdakar.com
www.forcesdakar.com
Tél : 77 4563338
Construire et animer des démarches participativesJezabel Roullee
parce que la valorisation d'un projet est une démarche collective, qui nécessite de s’appuyer sur une communauté, appréhendez les techniques et outils participatifs.
Apprenez à travers ce livret d'atelier a animer des réunions collectives, a créer une véritable dynamique de groupe autour de vos projets, a susciter l’adhésion et la mobilisation de vos partenaires.
MyMeetings, solution Cloud qui permet une collaboration Avant, Pendant et Après les réunions.
Notre mission : développer l’Intelligence Collective pour le bien-être des équipes et de chacun personnellement.
l'entreprise « collaborative » : un nouveau management performant - pourquoi?...CCI Dijon
Dans l’environnement d’aujourd’hui l’entreprise doit utiliser son capital immatériel comme potentiel de développement et levier de rentabilité. Pour se faire, elle doit travailler avec de nombreux réseaux (collaborateurs, fournisseurs, clients, environnement législatif …) tout en gardant le niveau de confidentialité nécessaire aux affaires.
L'entreprise collaborative est une (la !) solution permettant cette mutualisation croisée qui transforme les informations en savoir et connaissance.
Nous aborderons les différents avantages d'une telle structuration, les différents types d'outils à la disposition des organisations et les critères de choix. Des exemples pratiques seront montrés afin de permettre une prise en compte rapide des intérêts de l'entreprise collaborative.
Twitter pour mon business - L'essentiel (support visuel)Mathieu Molinaro
"Réseau social et communauté virtuelle rassemblant plus de 500 millions d'utilisateurs dans le monde et près de 7 millions en France, Twitter est devenu en peu de temps, un outil stratégique pour promouvoir son Business : L'outil de microblogging n'a donc plus besoin d'être présenté ...
... Cependant, faut-il encore apprendre à l'utiliser !
A quoi sert Twitter, comment ça marche ?
Pourquoi Twitter et pas un autre ?
Quel intérêt pour mon Business ?
Quelle stratégie adopter ?
Comment utiliser Twitter avec les autres réseaux sociaux ?
Pour pouvoir répondre à ces questions et vous permettre de bien débuter sur Twitter, le CEEI Provence a fait appel à l'expertise de Mathieu Molinaro, Webmaster chez Génération TV et Victor Peyre, fondateur de l'agence Atelier 138. Ils vous présenteront comment se servir de Twitter et quels sont les avantages pour votre startup. Ils feront également un focus sur la place des réseaux sociaux dans l'entreprise : créer de l'emploi et à quelles ressources faire appel."
[...] http://www.ceei-provence.com
Ce support résume rapidement :
- les outils utiles pour communiquer à plusieurs (mail, messagerie instantannée, visioconférence ou réseau social)
- les outils pour travailler à plusieurs (site de gestion de contenu, blog, wiki, plateforme de veille ou bureau virtuel)
Présentation interne le jeudi 7 novembre 2013 :
- Définitions et usages
- Caractéristiques et codes d'écriture
- Exemples : Twitter, Facebook, Youtube, Slideshare, Viadeo et Linkedin
- La galaxie Google
- Les tendances lourdes des médias sociaux
- Usages
- Cas d'entreprise
- Outils de mesure
- Médias sociaux et précautions d'usage
- ...
Facilitation graphique, retours d'expériences d'un chef de projetMarcDUGUE
Quelques retours d'expérience sur l'usage de la facilitation graphique dans mes fonctions de chef de projet.
Présentation donnée le 04/02/16 lors de la thématique "Intelligence collective" de l'ADN Ouest après avoir fait plus d'une heure de scribing de la conférence d'anima néo et d'Orange Training Factory.
l'entreprise libérée, une autre manière de manager son équipe pour obtenir l'engagement de ses salariés, des critères innovant d e mesure des performances
Que faire afin de prévenir les plaintes: travailler sur notre image, notre savoir être et notre savoir faire afin d'améliorer le service à la clientèle.
Formation : Comment rendre une réunion efficace ?SmartnSkilled
Rendez vos réunions professionnelles encore plus efficaces !
Au cours de cette formation vous allez :
- Maîtriser les techniques pour rendre vos réunions professionnelles encore plus efficaces
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- Eviter les écueils qui peuvent réduire la qualité de vos réunions
-Déployer des solutions pour faire gagner en performance vos réunions
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Programme de la formation Animer une reunion en anglais. Ce cours d'anglais est proposée par Business Class, centre de formation à Cergy-Pontoise, Val d'Oise.
Séminaire de 3 jours pour découvrir l’approche du Forum Ouvert, acquérir les moyens théoriques et pratiques pour vendre, préparer et faciliter un Forum Ouvert, bref les fondamentaux du Forum Ouvert
Reprise de certains concepts sur le lancement d'un projet et sur les techniques d'inception agile.
Fiches pratiques pour les différents ateliers, à utiliser sans retenue :)
Le directeur de camp apporte le fil conducteur du camp, aussi bien au
niveau leadership que par son autorité ou encore le fun. Toute
l’ambiance et le déroulement du camp vont se mouler autour Par conséquent, son comportement et son attitude doivent refléter sa manière d’être, afin de donner envie
autour de lui. Pour qu’un camp se déroule au mieux, le directeur doit être préparé.
Compte-rendu de l'Atelier competentia du 8 décembre 2014 à Namur.
Plan de formation, le pourquoi du comment.
Animation :
Fabrice Simon - CFIP
Catherine Bardiau & François Xavier Lefebvre - APEF
1. Formation des leaders du CNCR
en communication
Séance 3
Techniques d’animation de réunions
2. En attendant le début, sur une feuille
Nom :
Fédération :
Date :
Motivation à suivre la formation :
Vos attentes :
Indiquez si vous avez déjà animé des
réunions
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 2
3. Techniques d’animation de réunions
Objectifs
La compréhension des principes d’efficacité
dans la conduite des réunions ;
La maîtrise de techniques d’animation.
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4. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
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5. Principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Connaître et distinguer les types
de réunions
Réunion d’information
Réunion de prise de décision
Réunion de stimulation
Réunion de type rencontre
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6. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion d’information
Communiquer des informations ou ;
Donner des instructions
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7. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de prise de décision
Prendre ou appliquer des décisions ;
Soumettre une proposition pour discussion
et, généralement, pour décision.
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8. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de stimulation
Elle vise à engendrer des idées créatives
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9. Connaître et distinguer les types de réunions
Réunion de type rencontre
Davantage socialisante, elle vise la création
d’un bon climat dans le groupe ou
l’organisation
Elle favorise une meilleure vie associative
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10. Principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Etapes de planification d’une réunion
Avant
Pendant
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11. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
Associer l’animateur dès l’étape de la
planification pour
l’aider à bien se préparer
favoriser le bon déroulement de la réunion
Définir l’objectif, la finalité de la réunion
communiquer des faits constatés ?
partager de l’information ?
prendre une décision ?
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12. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
Faire un plan général de la réunion
Points à l’ordre du jour ;
Placez en début de réunion ceux qui demanderont plus
d’attention (si le temps vous manque, ils auront été
traités) ;
Placez en fin de réunion les points moins importants (ils
pourront être reportés faute de temps pour les traiter)
Prévoir le programme de la réunion
Estimez le temps nécessaire pour chaque point ;
Additionnez le tout pour obtenir la durée totale de la
réunion
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13. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
Choisir les participants
Selon le sujet de la réunion ;
Selon leurs compétences, expériences, intérêts, etc. ;
Limiter le nombre à un niveau permettant une participation
optimale et efficace compte tenu des contraintes budgétaires ou
autres
Choisir le lieu de la réunion
Réservation de la salle à l’avance si nécessaire ;
Endroit propice au bon déroulement de la réunion (calme, à l’abri
des perturbations externes) avec chaises, tables et matériel
adéquat disponibles
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14. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
Convoquer les participantes et participants
Indiquer avec précision le lieu, la date et l’heure de la réunion
Annexer un ordre du jour comportant l’objet de la réunion, les
points à discuter et l’objectif poursuivi
Préparer le sujet
Inventorier et préparer les informations dont le groupe aura
besoin pour traiter les différents sujets
Préparer une introduction du ou des sujets (il ne s’agit pas de le
traiter, mais de l’introduire afin de pouvoir enclencher la
discussion)
Penser à la méthode la plus efficace pour animer la réunion
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15. Etapes de planification d’une réunion
Avant la réunion (préparation)
Réunir les documents nécessaires
Prévoir un ou des supports visuels
Affiche ou tableau reprenant les points de la réunion. C’est un
bon moyen pour rappeler vers le but prévu celles ou ceux qui
s’éloignent du sujet ;
Un second support pour les synthèses des discussions, les
décisions prises et les questions, idées et points en réserve.
Préparer le lieu de la réunion
Voir à la bonne disposition des chaises et tables ;
Prévoir une place pour chacun ;
S’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.
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16. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
Ouverture de la réunion
Accueil
Présentation de l’animatrice ou animateur
Tour de table
Présentation des objectifs de la réunion
(sans esquisser de solutions)
Attribution des rôles (3)
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17. Pendant la réunion (déroulement)
Attribution des rôles
L’animatrice ou animateur
Nous développons plus loin le rôle de l’animatrice ou de
l’animateur
La gardienne ou le gardien du temps
Il s’agit d’un rôle important qui aidera à s’assurer que la réunion
est productive et que les sujets à l’ordre du jour sont
effectivement traités par le groupe
La rapporteuse ou le rapporteur
Cette personne prend rapidement des notes résumant
fidèlement les discussions. Elle note avec précision les décisions
prises au cours de la réunion
Son travail assurera une continuité à la réunion.
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18. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
Déroulement à proprement parler :
L’animatrice ou l’animateur n’intervient pas sur le
fond
Le contenu vient des participantes et participants
Les points faisant l’objet de prise de décision
passent normalement par les phases suivantes
Définition de l’objectif, poser le problème
Recherche des solutions
Critique des propositions
Décisions
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19. Etapes de planification d’une réunion
Pendant la réunion (déroulement)
Clôture de la réunion
Synthèse finale qui doit recueillir l’accord du
groupe
Rappeler les suites à donner aux décisions prises
en cours de réunion et valider les étapes
subséquentes
Penser aux messages-clés à communiquer, s’il y
a lieu
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20. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
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21. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Trois fonctions essentielles
Fonction de production (amener un résultat) :
Rendre le groupe et la réunion efficaces
Fonction d’organisation (structurer) :
Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré
Organiser et mettre en forme l’expression
Fonction de gestion
Gérer les individus et les interactions
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22. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion
1. Être actif
Avoir de l’entrain
Dynamiser le groupe
2. Préciser clairement l’objectif de la réunion
Avant même la réunion, avoir une idée précise du résultat
à atteindre à la fin de la réunion
Avoir communiqué l’objectif avec l’avis de convocation et le
rappeler avec précision au début de la réunion
Informer les participants dès le début de la réunion du
résultat souhaité
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23. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
3. Distribuer la parole
Multiplier les appels à la participation pour recueillir les avis
de tous
Stimuler la participation des personnes plus réservées
4. Garder l’attention du groupe
Créer et maintenir une atmosphère détendue
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24. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
5. Utiliser un support visuel facilite la
compréhension du groupe. Y noter :
Le plan ou la méthode de travail
Les phases importantes de la réunion, d’une intervention
ou d’une explication
Les résumés et synthèses intermédiaires
Les questions importantes auxquelles vous ne souhaitez
pas répondre immédiatement et les points gardés en
réserve
Les schémas
Les idées (lors d’un brainstorming, par exemple)
Les conclusions et les décisions
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25. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
Quelques conseils
Ne parlez pas en écrivant
Ne parlez pas au tableau (en regardant le tableau)
Dites ce que vous avez à dire avant ou après l’écriture
Assurez-vous de l’accord du groupe lorsque vous notez
une production de celui-ci
Si possible, placez-vous de côté pour écrire afin de ne pas
masquer le tableau à certaines personnes
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26. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
6. Être attentif à ce qui se déroule dans le
groupe
Éviter que des personnes se sentent exclues de
la discussion
Inviter les plus timides à participer
Prendre garde aux possibles clivages
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27. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
7. Doser vos propres interventions pour
laisser la place au groupe :
ne pas mêler vos opinions, idées ou suggestions
à la discussion du groupe
se rappeler que la tâche appartient au groupe
la tâche de l’animatrice ou animateur est de créer
et maintenir les conditions propices à ce que le
groupe s’acquitte de sa tâche
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28. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
8. Synthétiser
Les synthèses se font à plusieurs niveaux :
En cas d’interventions un peu longues
Synthèse d’une opinion
Synthèse partielle (pour faire le point à chaque acquis ou à
chaque étape de la réunion)
Points saillants et synthèse finale (valable seulement si elle
recueille l’adhésion unanime du groupe)
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29. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
9. Recentrer
Si un ou des participants s’éloignent trop du sujet, rappeler
l’objectif poursuivi pour revenir au sujet
10. Gérer le temps
Estimer la durée de la réunion et le temps requis pour chaque
point à traiter
Communiquer à l’avance la durée prévue pour la réunion ;
Durant la réunion, rester conscient et faire prendre conscience
du temps disponible
Effectuer des rappels sans brusquer l’évolution du groupe ;
Terminer la réunion à temps (tout dépassement significatif risque
d’incommoder les participants, de diluer leur attention et de les
conduire à bâcler le contenu et les décisions prises)
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30. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Onze critères de base
pour la conduite de réunion (suite)
11. Clôturer la réunion
Résumer les discussions et récapituler les décisions prises
Assurer le report des points en suspens
Remercier les participants (question de politesse et de
favoriser la participation aux futures réunions)
Vérifier que quelqu’un a été désigné pour rédiger un
rapport de la réunion
Préciser quand ce rapport sera disponible ou distribué
Indiquer, s’il y a lieu, la date et le lieu de la prochaine
réunion
Réserver la salle si vous en avez la responsabilité
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31. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Exercice (45 minutes)
La classe est divisée en groupes d’au moins 6
personnes et d’au plus 10 personnes.
Chaque groupe constitue une association ; celle-ci
est interpellée sur un sujet ne faisant pas l’unanimité
et doit prendre position de façon claire sur le sujet.
Une animatrice ou un animateur, qui animera les
échange, et un président ou une présidente,
responsable de formuler la position de l’organisation
au terme des échanges, sont désignés dans chaque
groupe.
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32. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateur
Exercice (suite)
Les groupes se prononcent sur la position proposée
par son président ou sa présidente, selon les modes
de décision suivants :
Groupe A: décision prise à la majorité des voix exprimées
lors d’un vote à main levée
Groupe B: décision exprimée lors d’un vote secret
Groupe C: décision par consensus
La partie « réunion » de l’exercice durera
30 minutes, la partie « plénière », 15 minutes
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33. Rappel des 11 critères
Être actif
Préciser clairement l’objectif de la réunion
Distribuer la parole
Garder l’attention du groupe
Support visuel
Attentif à ce qui se passe dans le groupe
Doser ses propres interventions
Synthétiser
Recentrer
Gérer le temps
Clôturer la réunion
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34. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 34
35. La maîtrise des techniques d’animation
L’écoute active
Un bon auditeur essaie de comprendre
complètement ce que l'autre personne dit. À
la fin, il peut être en désaccord, mais avant
d'être en désaccord, il veut savoir
précisément ce avec quoi il est en
désaccord...
- Kenneth A. Wells, américain
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36. La maîtrise des techniques d’animation
L’écoute active
Écouter activement est une technique de
communication difficile à intégrer, car elle va
à l'encontre de nos habitudes quotidiennes.
L'écoute active est indispensable dans des
situations d'entretien et dans toute activité de
gestion de groupe ou d'équipe.
Elle implique une réelle disponibilité à la
parole de l'autre.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 36
37. La maîtrise des techniques d’animation
Outils de l’écoute active
L'art
du questionnement,
de la reformulation
de la synthèse
Voici, pour mieux maîtriser cet art, quelques
règles d’échange en écoute active.
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38. Outils de l’écoute active
Le questionnement
Il permet de préciser, de clarifier,
d’approfondir le débat
Il stimule la pensée collective
Il permet d’avoir des informations
complémentaires :
les faits : ce qui a été vu, entendu, expérimenté...
l’émotion : ce qui a été ressenti, éprouvé...
l’opinion : ce qui est pensé, réfléchi, estimé,
jugé...
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39. Outils de l’écoute active
La reformulation
La reformulation consiste à redire
(complètement ou partiellement) ce qui a été
exprimé par une personne en utilisant sa
terminologie exacte
Son but ?
indiquer que ce qui a été dit a été bien compris
valoriser la pensée ou le témoignage de cette
personne et encourager les autres interlocuteurs à
réfléchir à cette parole
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 39
40. Outils de l’écoute active
La synthèse
Une synthèse permet de marquer la fin d’une
séquence de communication ou d’une étape
de travail avant de passer à la suivante
C’est un résumé au cours duquel on met en
valeur les idées, les décisions, ou les
contradictions essentielles de la discussion ou du
travail en cours
Il s’agit d’un excellent moyen pour passer avec
succès d'une étape à une autre
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 40
41. La maîtrise de techniques d’animation
L’animatrice ou l’animateur, tout comme la
formatrice ou le formateur sont avant tout des
communicatrices ou des communicateurs
Il doit être attentif à certains points critiques
L’approche « systémique » peut nous aider à
comprendre ces points critiques
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 41
42. La maîtrise de techniques d’animation
Liens entre écoute active
et approche systémique
« On ne peut pas ne pas communiquer »
L’approche systémique nous enseigne que refuser
de communiquer (prendre l'air renfrogné, détourner
la tête) est un acte de communication qui entraîne
des réactions
Chacun envoie, en permanence et sans en être
forcément conscient, une multitude d'informations à
ceux qui le voient
Notre parole ne représente que 15 à 25% des
informations captées par les autres
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 42
43. La maîtrise de techniques d’animation
Autres enseignements
de l’approche systémique
L'information verbale ou écrite émise n'est jamais la seule à
être reçue
Dans une organisation, la culture et l’ambiance du moment
rajoutent du sens
Dans une interaction verbale, le ton, la distance entre les
locuteurs, le regard, les expressions, la gestuelle, la tenue...
rajoutent de l'information renforçant ou disqualifiant le propos
Si des éléments du contexte divergent du message et de son
intention, la réceptrice ou le récepteur va interpréter et
choisir !
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 43
44. La maîtrise de techniques d’animation
L’animatrice ou l’animateur avisé
Prend garde à tous ces signes
Fait tout pour éviter que sa tenue, son
attitude, ses propos, envoient à ses
auditrices et auditeurs des signaux
contredisant ce qu’il souhaite communiquer
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 44
45. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques questions
Quelles sont, à votre avis, les qualités d’un
bon auditeur ?
Comment faire pour écouter efficacement ?
Qu’est-ce qui gêne l’écoute ?
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 45
46. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
L’écoute exige une participation ACTIVE
Un bon auditeur doit se concentrer sur la personne
qui parle et sur ce qu’elle exprime
Un bon auditeur écoute les idées et les thèmes
centraux qui s’en dégagent
Un bon auditeur réduit au minimum les obstacles à
la communication qui peuvent menacer son
efficacité
Il se place face à son interlocuteur et lui accorde
toute son attention
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 46
47. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
Il écoute l’INTENTION ou le BUT de son interlocuteur et les
confirme verbalement
Il ne coupe pas la personne qui parle car il s’efforce de saisir
et de bien comprendre tout ce qu’elle exprime
Il confirme par la reformulation le contenu du propos de son
interlocuteur
Il s’efforce de clarifier l’importance de ce propos en invitant
son interlocuteur à en exprimer la raison, la nécessité ou
l’urgence
Il sait reconnaitre le niveau d’émotion (timidité, difficulté à
s’exprimer, etc.) démontré par l’interlocuteur
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 47
48. La maîtrise de techniques d’animation
Quelques qualités d’un bon auditeur
Il s’assure de sa bonne compréhension en
partageant, en questionnant, en reformulant ou en
résumant au besoin ce qu’il a entendu
Même une personne souffrant de perte auditive peut
être un bon auditeur car la capacité d’écouter fait
appel à bien d’autres qualités que simplement la
capacité auditive
La plupart des gens n’écoutent pas aussi bien qu’ils
pensent ; c’est plutôt le contraire, la plupart d’entre
nous avons besoin de pratiquer
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 48
49. La maîtrise de techniques d’animation
Comment écouter efficacement ?
L’écoute efficace se fait avec l’ensemble du corps car si votre
corps se détourne de la personne qui parle, si votre attitude
corporelle ne révèle aucun intérêt pour ce qu’elle exprime,
elle perçoit votre manque de réceptivité et se limite elle-même
dans son expression
Il ne suffit pas de comprendre la langue de l’autre pour être
un bon auditeur. L’écoute efficace ne consiste pas seulement
à entendre des mots, particulièrement dans un contexte
interculturel. Un auditeur habile doit aussi être capable de
percevoir ce qui est, parfois, une information non verbale
assez complexe
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 49
50. La maîtrise de techniques d’animation
Les facteurs qui gênent l’écoute
Rêver tout éveillé
Préparer nos réponses à l’avance (pendant
que l’autre s’exprime)
Avoir l’esprit ailleurs (penser à d’autres
personnes, d’autres choses, d’autres lieux)
L’écoute active peut aider à lutter contre ces
facteurs
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 50
51. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer votre écoute
Augmentez votre champ d’écoute
Essayez de résister à la tentation d’interrompre
Avant de prendre la parole, assurez-vous que votre
interlocuteur a pu exposer son point de vue
Si vous ne saisissez pas la totalité du message, demandez
lui de le répéter
Prenez le temps d’écouter
Ne mettez pas de limitations à votre écoute – votre
interlocuteur se sentirait bousculé
Bien des gens pensent tout haut et cherchent en parlant
les mots pour exprimer ce qu’ils veulent dire. Laissez-les
rassembler leurs idées
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 51
52. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
Accordez toute votre attention
Hochez la tête ou faites une intervention de temps en
temps pour clarifier un point. Ne vous hâtez pas de remplir
les silences ; montrez-vous intéressé
Utilisez des questions ouvertes pour encourager l’autre à
élaborer
Rappelez le message
Quand votre interlocuteur a terminé, rappelez les points
principaux
Vous l’assurez ainsi que le message a bien été reçu
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 52
53. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
Ne réagissez pas à ce qui est dit de manière
excessive
Ne laissez pas le style de l’interlocuteur nuire au
message
Ne réagissez pas au contenu de manière
excessive
Ne laissez pas vos émotions nuire au message
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 53
54. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
Ne feignez pas l’attention
Rien ne sert de simuler l’écoute
Posez des questions qui aideront votre
interlocuteur à mieux s’expliquer
Écoutez entre les lignes
Ne vous contentez pas de ce qu’on vous dit
Essayez de comprendre les attitudes, les besoins
et les motifs
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 54
55. La maîtrise de techniques d’animation
Les moyens d’améliorer
votre écoute (suite)
Ne monopolisez pas la conversation
Adaptez la vitesse de votre pensée
Nous pensons trois fois plus vite que nous parlons et il est
difficile de ralentir notre pensée pour s’adapter au rythme
de notre interlocuteur
Gardez vos processus de pensée liés au propos de votre
interlocuteur
Récapitulez mentalement les points déjà exposés et
prévoyez vers où votre interlocuteur dirige ses pensées
(mais ne l’interrompez pas)
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 55
56. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir
Question
Quel sens doit-on donner au mot
« réfléchir » dans le contexte de
l’animation?
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 56
57. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir
Réponse
Tendre à l’autre un miroir qui reflétera ses idées ou
propos, afin de l’amener à préciser sa pensée ou à
confirmer que ce qu’il dit exprime correctement sa
pensée
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 57
58. Les aptitudes à réfléchir
Donner une rétroaction
Donner une rétroaction
Quand nous pratiquons l’écoute active, nous développons
un ensemble de compétences appelées les aptitudes à
réfléchir. Elles sont extrêmement utiles pour donner à la
personne une rétroaction directe. Cette rétroaction a pour
objectif de montrer à votre interlocuteur que vous avez
entendu et compris.
Pourquoi est-ce important?
Cela fait savoir à votre interlocuteur que quelqu’un lui
accorde une attention totale et sans partage. Le fait de
montrer à une personne que vous avez entendu et compris
est extrêmement encourageant.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 58
59. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
La dimension interculturelle
Tout ce que nous avons vu jusqu’à maintenant est
valable au sein d’une même culture.
Mais, dans une interaction qui implique des cultures
différentes, l’interprétation des signes se révèle plus
difficile.
N’en connaissant pas l’origine, nous ne les
comprenons pas toujours.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 59
60. Les aptitudes à réfléchir
Donner une rétroaction
La dimension interculturelle (suite)
En Europe et en Amérique du Nord les gens ont une
perception du temps différente des populations
d’Afrique, d’Asie ou de l’Amérique latine.
Ce qui vous semble une course, c’est pour un
Américain le souci d’être efficace.
Son agenda est très chargé. Des activités y sont
inscrites à la demi-heure près.
S’il doit modifier ou annuler un engagement, le Nord-
Américain craint de perdre sa crédibilité.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 60
61. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
La dimension interculturelle (suite)
L’Africain ne dramatise pas le report d’une réunion ou
un retard.
Le Nord-Américain a l’habitude d’aller droit au but. Il
peut même oublier de saluer avant de demander une
information.
L’Africain, beaucoup plus orienté vers les relations
humaines, interprète cet oubli comme une insulte ou
une preuve de mauvaise éducation.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 61
62. Les aptitudes à réfléchir
Rappel interculturel
La dimension interculturelle (suite)
Il faut, dans un contexte interculturel, éviter de juger trop
rapidement et faire un effort de plus pour comprendre les
signaux que l’autre nous envoie.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 62
63. La maîtrise de techniques d’animation
Les aptitudes à réfléchir (suite)
Comment peut-on manifester des aptitudes à
réfléchir ?
En encourageant
En paraphrasant
En répétant
En récapitulant
En confirmant
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 63
64. Les aptitudes à réfléchir
Encourager
La technique la plus simple est d’encourager la
personne à continuer
Répétez un ou deux mots clés sous forme d’une
question ou d’une déclaration
Ou faites des petites interjections encourageantes.
Vous pouvez simplement répéter un ou deux mots
de la déclaration précédente de la personne
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 64
65. Les aptitudes à réfléchir
Paraphraser
Ce processus consiste à répéter, en vos propres termes, ce
qu’a dit l’autre personne.
Utilisez plusieurs mots clés et concentrez-vous sur le contenu
des dernières phrases.
Exemple
L’interlocuteur
« Je pense que l’on devrait abandonner ce projet dans sa
totalité. »
Animateur
« Voulez-vous dire que nous devrions revenir à l’ancienne
manière ? »
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 65
66. Les aptitudes à réfléchir
Répéter
Choisir quelques mots clés que vous avez entendus quand la
personne parlait et les répéter pour montrer que vous avez compris
Ces aptitudes ont beaucoup en commun avec le fait de paraphraser,
sauf qu’elles utilisent les propres termes de l’interlocuteur et non les
vôtres
Ceci montre à votre interlocuteur que vous avez compris les points
importants de son message et encourage la personne à continuer
Exemple
L’interlocuteur
« À partir de maintenant, je vais commencer à arriver plus tôt le matin,
parce que c’est plus calme et que je peux travailler davantage. »
L’animateur
« ...plus tôt » ou «...travailler davantage. »
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 66
67. Les aptitudes à réfléchir
Récapituler
Les récapitulations sont des paraphrases plus
longues et couvrent plus que la déclaration
antérieure de la personne.
Elles peuvent essayer de saisir ce qui a été dit pendant
toute l’entrevue ou au moins une grande partie de ce qui a
été dit.
Le fait que vous vous rappeliez ce sur quoi a porté la
discussion encourage la personne à continuer.
Récapituler peut montrer à l’autre personne que nous
avons été attentifs, nous aider à vérifier que notre
compréhension est exacte, et indiquer à notre interlocuteur
que nous avons compris.
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 67
68. Les aptitudes à réfléchir
Récapituler (suite)
Exemple
L’interlocuteur
« Je travaillais à Hong Kong. C’était passionnant et j’ai eu la possibilité
d’apprendre le chinois. Étant célibataire et sans enfant, j’ai aussi pu voyager
beaucoup dans toute l’Asie. J’ai rencontré mon mari en Asie. Il enseignait
l’anglais comme langue seconde. Nous sommes rentrés au Canada pour nous
rapprocher de nos familles, quand nous avons eu un enfant. J’ai accepté un
poste dans un organisme non gouvernemental au Canada. Maintenant que notre
enfant est d’âge scolaire, nous cherchons à trouver un emploi à l’étranger, de
préférence en Europe, où le système scolaire est semblable à celui du Canada et
où nous pouvons faire d’autres voyages. »
L’animateur
« Ainsi, vous avez apprécié le fait de travailler à Hong Kong, d’apprendre le
chinois et de voyager. Mais, maintenant que votre enfant est plus âgé et que
vous avez acquis une certaine expérience au Canada, vous pensez qu’il est
temps de relever le défi d’un nouvel emploi, de préférence en Europe. Est-ce
exact ? »
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 68
69. Les aptitudes à réfléchir
La confirmation
Les aptitudes à réfléchir comprennent un contrôle pour confirmer.
« Est-ce bien ce que vous avez à l’esprit? » et « Ceci couvre-t-il
convenablement le tout? » - pour être certain(e) que votre réflexion
est exacte. Ceci exprime également que vous cherchez à
comprendre
Personne ne s’attend à ce que vous saisissiez parfaitement ce qu’il ou
elle dit à chaque fois. Il est acceptable, quand vous n’avez pas compris,
de demander qu’on répète ce qui a été dit. « Je suis désolé(e) mais je
ne comprends pas. Pourriez-vous me répéter ceci à nouveau, s’il vous
plait? »
Il ne s’agit pas vraiment d’une réflexion, mais ceci a pratiquement le
même effet : ceci indique que vous vous efforcez de comprendre, même
si vous admettez que vous ne comprenez pas immédiatement
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 69
70. Les aptitudes à réfléchir
La confirmation (suite)
Exemples
« Alors, ce qui est vraiment important pour vous
est... »
« Tel que je comprends les choses, vous avez
besoin de... Est-ce bien exact ? »
« Laissez-moi voir si je vous ai compris. Vous
pensez qu’il est essentiel que...»
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 70
71. Plan de formation
Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions
Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur
La maitrise de techniques d’animation
Exemples et mise en situation
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 71
72. Exemples et mise en situation
Petit exercice d’écoute active. 3-4 équipes:
1 interlocuteur, 1 auditeur et des observateurs.
Écouter activement:
En encourageant
En paraphrasant
En répétant
En récapitulant
En confirmant
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 72
73. Exemples et mise en situation
Jeu-questionnaire portant sur l’écoute active
Source: L’Écoute active, Jeunes professionnels à l’international
http://www.international.gc.ca/ypi-jpi/
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 73
74. Fin de la séance
Janvier 2010 Introduction à la communication Page 74
Notes de l'éditeur
Questions – Discussion – Vos attentes
Conduite de réunion est entendu ici au sens très large, soit à partir de la préparation d’une réunion jusqu’au suivi qu’il faut accorder à notre réunion Les techniques d’animation vont quant à elles des moyens matériels en appui au déroulement de la réunion jusqu’aux façons de communiquer avec les participantes et les participants
Nommer quelques types de réunion
Discuter: Réunion d’info; de stimulation; simple rencontre
Discuter un peu
Se poser les bonnes questions : quel est le but de la réunion ? pourquoi doit-elle avoir lieu ? quels résultats voulons-nous atteindre à la fin de la réunion ? Quoi préparer encore? Plan général… Programme…
Ne sous-estimez pas le temps requis pour traiter l’ordre du jour de la réunion. Il vaut mieux terminer plus tôt que prévu que plus tard car une réunion qui s’étire trop par rapport au temps prévu peut indisposer les participantes et participants.
On ne peut pas toujours limiter le nombre. Contraintes liées aux statuts ou budgétaires. Mais s’il s’agit de dispenser une formation, il faut tenter de limiter le nombre de participantes et participants de manière à favoriser la participation et à assurer un certain confort favorable à l’attention.
Règles très strictes et formelles; ateliers de travail pour l’appropriation suivis de partages en comités pléniers ; animation plus souple et décision par consensus, etc.
Prévoir des supports visuels: affiche ou tableau reprenant les points de la réunion pour mieux se situer par rapport à l’avancement de la réunion ; bon moyen pour rappeler vers le but prévu ceux qui s’éloignent trop du sujet ; Un second support permet d’indiquer les synthèses, les décisions prises et les questions, idées et points en réserve. Préparer le lieu de la réunion; bonne disposition des chaises et tables ; une place pour chacun ; S’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire (crayons, papier, photocopies) dans la mesure du possible.
Accueil (laisser aux invitées et invités le temps de s’installer) ; Présentation de l’animatrice ou animateur (nom, rôle, méthode utilisée pour conduire la réunion), indication du désir d’aider le groupe à conduire ses débats tout en restant neutre sur le fond ; Tour de table permettant aux participantes et participants de se présenter (nom, fonction, expérience pertinente…) ; Présentation des objectifs de la réunion (neutre et impersonnelle, en faisant valoir un intérêt positif pour le thème, en le considérant comme un fait constaté, établi, de manière descriptive (support visuel si possible) mais sans esquisser de solutions , en considérant les participantes et participants comme des témoins dont les opinions, impressions, sentiments sont importants.
Les points faisant l’objet de prise de décision passent normalement par les phases suivantes : Définition de l’objectif, poser le problème ; Recherche des solutions (chacune et chacun s’exprime librement) ; Critique des propositions (pour ; contre ; besoins d’éclaircissements, etc.) ; Décisions (plusieurs modes sont possibles et relèvent des pratiques et de la culture de chaque milieu : consensus et unanimité ou vote et majorité ).
Fonction de production : Rendre le groupe et la réunion efficaces (aptes à produire des résultats, des solutions, des décisions, des propositions, des informations) ; Fonction d’organisation ( structurer ) : Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré ; Organiser et mettre en forme l’expression. Fonction de gestion : Gérer la mise en relation d’individus qui vont réagir selon leur personnalité, leur statut, leur position hiérarchique, leur appartenance à tel ou tel groupe, leur système de valeurs, leur implication plus ou moins grande dans le sujet de la réunion, leurs espoirs, etc.
Avertissement: Exercice après avoir passé en revue ces 11 critères.
Le formateur ou la formatrice est invité à proposer le m ême sujet à tous les groupes (exemples de sujets ne faisant pas l’unanimité : l’interdiction dans la loi de la polygamie ; l’attribution égale de terres aux femmes et aux hommes ; l’école obligatoire pour les enfants jusqu’à l’âge de 16 ans ; la syndicalisation des agriculteurs par l’État ; etc.) Pendant cet exercice, l’animatrice ou l’animateur cherchera à utiliser les onze critères de base pour la conduite de réunion. Il tentera de faire ressortir les différentes positions sur le sujet qui ne fait pas l’unanimité. Il invitera finalement, au terme des échanges, le président de formuler la position de l’organisation et assurera le bon déroulement du vote selon le mode de décision attribué par la formatrice ou le formateur. En groupe plénier, les apprenantes et les apprenants font un retour sur l’expérience et commentent les aspects suivants : - Appréciation du travail de l’animatrice ou de l’animateur ; - Appréciation de la représentativité des points de vue exprimés dans la formulation de la position par la présidente ou le président ; - Appréciation du mode de décision utilisé (vote à mains levées, vote secret, consensus).
Le formateur ou la formatrice est invité à proposer le m ême sujet à tous les groupes (exemples de sujets ne faisant pas l’unanimité : l’interdiction dans la loi de la polygamie ; l’attribution égale de terres aux femmes et aux hommes ; l’école obligatoire pour les enfants jusqu’à l’âge de 16 ans ; la syndicalisation des agriculteurs par l’État ; etc.) L’animatrice ou l’animateur tente de mettre en pratique plusieurs des 11 critères que nous venons de voir L’objectif est d’arriver à une position commune adoptée à la majorité ou par consensus Un comité plénier de 15 minutes portera sur le climat de travail en atelier, l’atteinte ou non de l’objectif visé et l’impression des participantes et participants à propos du mode de décision
L’animatrice ou l’animateur tente de mettre en pratique plusieurs des 11 critères que nous venons de voir L’objectif est d’arriver à la formulation d’une recommandation adoptée à la majorité ou par consensus Un comité plénier de 30 minutes portera sur le climat de travail en atelier, l’atteinte ou non de l’objectif visé et les impressions des participantes et participants à propos du mode de décision
Que faut-il faire pour montrer à quelqu’un qu’on l’écoute activement?
Le questionnement est un outil majeur de l’écoute active. Il permet de préciser, de clarifier, d’approfondir le débat en cours. Il stimule la pensée collective et favorise le passage du latent au réfléchi. Il permet d’accéder à trois niveaux d’informations complémentaires: Les faits : Ce qui a été vu, entendu, expérimenté... L’émotion : Ce qui a été ressenti, éprouvé... L’opinion : Ce qui est pensé, réfléchi, estimé, jugé, moralisé... Ce processus (les faits, les émotions, le réfléchi), dans son apparente simplicité, est une excellente approche pour comprendre la situation d'une autre personne.
Son but ? indiquer que ce qui a été dit a été bien compris (on évite ainsi bien des malentendus) ; valoriser la pensée ou le témoignage de cette personne et encourager les autres interlocuteurs à réfléchir à cette parole. Cette technique n'est pas "naturelle"; elle s'acquiert avec la pratique.
La synthèse est un véritable exercice intellectuel. Comme pour une performance physique, il faut s'entraîner pour y exceller.
Il existe une approche dite systémique de la communication. C’est une approche trop complexe pour notre usage en animation de réunions mais elle met en évidence les principaux points critiques d'une interaction de communication.
Quand 2 personnes se voient et que leurs regards se croisent, elles sont déjà dans une problématique de communication. Exemple: On interprète ici l’oubli de saluer comme une sorte de refus de communiquer. C’est très inconscient de la part d’un canadien habitué de poser directement une question mais vu un peu comme une insulte par une Sénégalaise ou un Sénégalais. Trop souvent, on se réfère exclusivement au langage parlé. Il ne représente pourtant que 15 à 25% des informations effectivement captées. Le reste est constitué de notre habillement, nos mimiques, gestuelles, attitudes, tons, regards ... qui renforcent ou disqualifient notre message verbal .
Le message "je suis heureux de vous rencontrer enfin" peut être interprété de multiples manières en fonction des éléments de son contexte. Le récepteur ne choisit pas forcément ce que souhaiterait l'émetteur. Dans une recherche d'efficacité, la ressemblance des messages émis doit être largement supérieure à leurs variétés et à leurs perturbations. Dès lors un message professionnel devra toujours organiser une mise en scène de l'information. Il est toujours frappant d'entendre un responsable affirmer, en toute bonne foi, que l'information a été transmise alors que sa transmission se borne à un papier affiché sur un tableau qui en compte déjà plusieurs (dont certains datent de plusieurs mois). Qu’est-ce que cette approche philosophique de la communication enseigne à l’animateur ou au communicateur?
Poursuivre le questionnement si la réponse est bonne.
Qu’est-ce qui empêche d’écouter activement d’après vous. Donnez-moi des exemples si possible.
Ne réagissez pas à ce qui est dit de manière excessive. Ne laissez pas le style de l’interlocuteur nuire au message. En tant qu’auditeur, il vous incombe de trouver le message même si la présentation est ennuyeuse et monotone. Ne réagissez pas au contenu de manière excessive Ne laissez pas vos émotions nuire au message Si votre interlocuteur utilise un langage véhément, cela peut troubler votre interprétation du message sous-jacent Essayez de supprimer la surprise et de suspendre les jugements pour mieux saisir le message de l’interlocuteur
Ne feignez pas l’attention Rien ne sert de simuler l’écoute, ça ne vous aidera pas à comprendre. Posez plutôt des questions qui aideront votre interlocuteur à mieux s’expliquer Écoutez entre les lignes Ne vous contentez pas de ce qu’on vous dit Essayez de comprendre les attitudes, les besoins et les motifs qui se cachent derrière les mots Ton, volume de la voix, expressions faciales et gestes disent parfois ce que n’expriment pas les mots
Vous trouverez quelques trucs pour améliorer vos aptitudes en matière d’écoute dans une activité d’apprentissage personnelle que nous vous remettrons plus tard avec un petit test à réaliser.