Doodle setzt mit Jira Product Discovery auf Innovationskurs

Ein Innovator im Bereich der Zeitplanung, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, seinen strategischen Vorsprung zu wahren

Doodle war das erste Online-Terminplanungstool und ist immer noch das einzige dafür bekannte, viele Menschen zusammenzubringen. Doodle machte sich einen Namen mit seiner Funktion für Gruppenumfragen, die Meeting-Teilnehmer dazu auffordert, über den bevorzugten Zeitpunkt abzustimmen. Heute ist das Unternehmen immer noch als führender Anbieter von One-to-Many-Zeitplänen für alle möglichen Einsatzzwecke bekannt, von Teambesprechungen und Firmen-Retreats bis hin zu Hochzeiten und geselligen Zusammenkünften.

Für Jens Naie, Chief Technology Officer, und Stephanie Leue, ehemals Chief Product Officer, ist dieser Fokus, Menschen zusammenzubringen, das Besondere an Doodle. "Es gibt eine starke Verbindung zwischen unseren Kunden und unserem Unternehmen", so Stephanie. "Die Menschen sind gut gelaunt, wenn sie über Doodle sprechen."

Was ist die geheime Zutat von Doodle? Strategie im großen Maßstab

Um im mittlerweile überfüllten Angebot von Online-Bereichen für die Zeitplanung wettbewerbsfähig zu bleiben, musste das Team von Doodle sein Angebot weiterentwickeln und gleichzeitig seiner Mission treu bleiben, die One-to-Many-Zeitplanung so einfach wie möglich zu gestalten. Andernfalls riskierte das Unternehmen den Verlust von zufriedenen Kunden, Marktanteilen und dem Vorteil als Erstanbieter.

Als Stephanie ihre Rolle als CPO antrat, waren die Leidenschaft und Arbeitsmoral der Teams klar zu sehen. Aber das Unternehmen fühlte wie eine „Feature Factory“ an, wie sie es bezeichnet. Es veröffentlichte viele nützliche Funktionen, aber es gab keine klare, zentralisierte Produktstrategie, die eine Verbindung zu den übergeordneten Zielen von Doodle herstellte.

"Wir hatten großartige Forscher, die tolle Arbeit geleistet haben, aber ihre Entdeckungen wurden nie in tatsächliche Produktarbeit umgesetzt", erinnert sich Stephanie. Die Teams fanden es schwierig, Arbeit zu priorisieren, den Wettbewerbsvorteil von Doodle aufrechtzuerhalten und die Verbindung miteinander und mit der Mission des Unternehmens zu fühlen.

Zu diesem Zeitpunkt beschlossen Jens und Stephanie, Jira Product Discovery für Roadmaps im gesamten Unternehmen zu verwenden. Das Entwicklungsteam nutzte bereits seit langem Jira Software, sodass Jira Product Discovery die perfekte Ergänzung war. Doodle hat Jira Product Discovery implementiert, um das Priorisierungsmodell von Timofey – eine erweiterte Version des Double-Diamond-Modells – im gesamten Unternehmen einzuführen. Heute verwenden alle Teams dieses Framework, Jira Product Discovery und Jira Software, um ihre Arbeit zu priorisieren, zu planen und zu verwalten – sodass alle bei Doodle aufeinander abgestimmt sind.

Das Ziel von Doodle: Entwicklung weg von der Feature Factory hin zu einem führenden Anbieter von Terminplanungslösungen

Stephanie stieg im März 2022 als Director of Product bei Doodle ein. Als sie im darauffolgenden Jahr zur CPO befördert wurde, machte sie es sich zur Aufgabe, strategische Verbesserungen zu erzielen.

Priorisierungen fanden bei Doodle früher ad hoc statt. Das Produktteam lieferte viele Funktionen, diese waren aber nicht Teil einer kohärenten Strategie. Zu jener Zeit verwendete das Engineering schon seit 15 Jahren Kanban Boards in Jira Software. Diese Tools und Methoden funktionierten auf Teamebene gut, es gab jedoch keine Verknüpfungen zu anderen Teilen des Unternehmens.

"Die strategische Planung bestand im Grunde nur darin, Notizzettel auf ein Miro-Board zu heften", erinnert sich Stephanie. "Die Mitarbeiter fragten, warum sie an bestimmten Dingen arbeiteten, und wir hatten nicht immer eine passende Antwort darauf", fügt Jens hinzu.

Außerdem hatte die Führungsriege keinen Einblick in das, woran die Teams arbeiteten, und fragte deshalb oft – manchmal täglich – per E-Mail oder Slack nach. Mit der Zeit empfanden das viele Teammitglieder als störend und demotivierend. "Wenn ich mein Leute im Team jeden Tag frage: 'Woran arbeitet ihr? Wie weit seid ihr gekommen?' dann bedeutet das für sie Stress", sagt Stephanie. "Sie haben dann möglicherweise das Gefühl, dass ich mich bei ihnen in kleinste Details einmische, obwohl ich eigentlich nur einen Einblick erhalten möchte."

Diese Situation entsprach so gar nicht den eigentlichen Werten von Doodle, nämlich Exzellenz und Enthusiasmus. Zum Glück hatten Jens und der ehemalige Director of Business Agility, Timofey Yevgrashin, eine gute Lösung im Auge.

Struktur und Transparenz helfen, Teams eine Strategie näherzubringen

Stephanie wollte Doodle von einer "Feature Factory" zu einem überlegter handelnden, strategischeren Unternehmen machen. Ihre Vision war, dass jede Aktion, jede Aufgabe und jede Initiative mit einem Geschäftsziel verknüpft ist und jede Person versteht, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt.

Um diese Ziele zu erreichen, führten Stephanie und Jens zunächst ein neues Priorisierungs-Framework ein, das vom gesamten Unternehmen verwendet werden sollte, nicht nur von der Produktentwicklung. Stephanie hatte zuerst nicht geglaubt, dass ein Tool dieses Problem lösen würde. Sie war der Meinung, dass das neue Framework mit dem bestehenden Technologie-Stack von Doodle (einschließlich Jira Software) kombiniert werden könnte, um alle Abteilungen aufeinander abzustimmen.

"Ich hatte das Gefühl, dass wir es mit einem Prozessproblem zu tun haben und dass ein neues Tool auf unserer Prioritätenliste an fünfter oder sechster Stelle stehen sollte", erklärt sie. "Wir mussten einen Weg finden, transparent mit dem gesamten Unternehmen zu kommunizieren, und erklären, wie wir von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss der Messphase gelangen."

Aber Jens und Timofey glaubten, dass Jira Product Discovery trotzdem eine wertvolle Ergänzung sein würde. Sie wollten das Tool nutzen, um die Funktionen von Jira Software zu erweitern und es für Doodle zu skalieren. Es sollte als dynamische, interaktive zentrale Informationsquelle für jedes Projekt in allen Phasen des Produktentwicklungszyklus dienen.

Nahtlose Verknüpfung der täglichen Aufgaben mit der strategischen Vision

Jens war mit der Atlassian-Suite vertraut, nachdem er sie in seiner früheren Rolle bei einem schnell wachsenden Lieferunternehmen verwendet hatte. Da Jira Product Discovery für die Integration in Jira Software konzipiert wurde, waren er und Timofey der Meinung, dass die Lösung gut zu den bestehenden Arbeitsweisen bei Doodle passen würde. Sie haben Stephanie das Tool vorgestellt.

"Jens und Timofey haben mir gezeigt, wie Jira Product Discovery unseren gesamten Prozess in einen hochgradig transparenten Workflow verwandeln kann, der mit den Aufgaben verknüpft ist, die wir bereits in Jira erledigt haben", erklärt sie. "Dieser Moment hat mir die Augen geöffnet. Jira Product Discovery ist eine zusätzliche Ebene über Jira und bietet die Struktur und Transparenz, die uns bisher gefehlt haben. Diese macht die Lösung für alle bei Doodle leicht zugänglich und verständlich."

Ein benutzerdefiniertes Framework für Priorisierung, Strategieentwicklung und das Sammeln von Ideen

Zusammen haben Timofey, Jens und Stephanie eine Struktur für die Priorisierung und das Roadmapping in Jira Product Discovery erstellt. Innerhalb des Tools legen die Führungskräfte von Doodle wichtige Eckpfeiler fest, die sich an verschiedenen Bereichen mit potenziellem Wachstum orientieren und basierend auf der Prioritätsstufe für jedes Quartal gewichtet werden. Diese Eckpfeiler werden dann in konkrete, umsetzbare Initiativen innerhalb von Jira Product Discovery übertragen, an deren Planung und Umsetzung die Teams in Jira Software arbeiten.

Stephanie und Jens war klar, dass das neue Priorisierungs-Framework und Tool im gesamten Unternehmen implementiert werden musste, um seine Wirkung entfalten zu können. "Die Ersteinrichtung dauerte nur etwa zwei Wochen", sagt Stephanie. "Danach mussten die anderen einfach auf den Zug aufspringen und anfangen, das Tool und den Prozess zu nutzen, den wir bereits vorbereitet hatten."

Jetzt werden Jira Product Discovery und Jira Software im gesamten Unternehmen eingesetzt. "Alle Teams und alle Abteilungen verwenden Jira Product Discovery, um mehr Transparenz zu erzielen", erklärt Jens. "Die meisten Teams verwenden außerdem Jira Software. Ihr Anwendungsfall ist nicht so anspruchsvoll wie der des Engineering, aber es liegen alle Aufgabenelemente vor."

Entstehung kollaborativer, organisationsweiter Transparenz

Mit Jira Product Discovery kann jede einzelne Initiative auf einen der strategischen Eckpfeiler von Doodle zurückgeführt und strikt priorisiert werden, um sicherzustellen, dass die Arbeitsstunden in Entwicklungen fließen, die die größte Wirkung erzielen. "Wir wollen dafür sorgen, dass Teams nicht an drei oder vier Dingen gleichzeitig arbeiten und sich stattdessen auf die wichtigsten Dinge konzentrieren können", erklärt Stephanie.

Innerhalb des Engineering-Teams können Manager auch effektiver Prioritäten setzen, wenn sie Lösungen für andere Abteilungen entwickeln müssen. "Wenn wir etwas für die Finanzabteilung entwickeln sollen, wie priorisieren wir die Aufgabe gegenüber der nächsten Produktinitiative?" sagt Jens. "Vor Jira Product Discovery wurden zuerst die Abteilungen berücksichtigt, die sich am lautesten zu Wort meldeten, was keine gute Voraussetzung für Priorisierung ist. Für mich war es wichtig, ein funktionsübergreifendes Produktentwicklungsteam zusammenzustellen, das gelegentlich Lösungen für andere Abteilungen entwickelt."

Eine neue Ära der Zusammenarbeit, Kommunikation und Innovation

"Doodle entwickelt jetzt keine Features mehr, sondern Erlebnisse", sagt Stephanie. Unter ihrer und Jens' Leitung hat Doodle zusammen mit Jira Product Discovery die Planung und Priorisierung transformiert. Ad hoc durchgeführte Planungen und Priorisierungen brauchten früher viel Zeit, die besser in andere Initiativen hätten investiert worden können. Heute sind sie zu einem strategischen, integrierten Teil des laufenden Workflows geworden.

Außerdem nimmt dieser Planungsprozess im Vergleich zu früher nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. Die Unternehmensleitung von Doodle verbrachte früher bis zu 14 Stunden pro Quartal mit Planungen in Miro. Heute ist nur eine 20-minütige monatliche Steuerungssitzung erforderlich, um zu überprüfen, was in Jira Product Discovery enthalten ist und wie es weitergehen soll.

Infolgedessen konnten die Teams von Doodle in vier wichtigen Bereichen massive Verbesserungen verzeichnen.

1. Neuausrichtung der Ressourcen auf Innovation

Als Stephanie als CPO anfing, widmete sich das Produktteam kaum der Entwicklung von Innovationen, da die meiste Zeit in die Verbesserung der bestehenden Kundenerfahrung floss. Nun da Doodle seine Prioritäten klarer definieren und effizienter arbeiten kann, setzt das Team 50 % seiner Ressourcen für die Entwicklung von Innovationen ein.

2. Absolute Transparenz, nahtlose Zusammenarbeit

Die strategischen Ziele und Pläne von Doodle sind alle in Jira Product Discovery enthalten. Sobald sich die Teams darauf einigen, was entwickelt werden soll, nutzen sie Jira Software für die Entwicklung und Bereitstellung. Da die Tools miteinander verbunden sind, können Teams Aufgaben in Jira Software genau verfolgen. Und mithilfe der Fortschrittsbalken in Jira Product Discovery können sie sich einen Überblick über den Stand der verschiedenen Aufgabenphasen verschaffen. Da Führungskräfte Aufgaben jetzt ganz einfach und auf einen Blick nachverfolgen oder diese im Detail betrachten können, erhalten sie einen umfassenden Überblick und müssen nicht ständig bei Teammitgliedern nachfragen, um Informationen zu erhalten.

3. Engagiertere Mitarbeiter, die den Grund für ihre Aufgabe kennen

Seit der Implementierung von Jira Product Discovery konnte Doodle einen Anstieg der Net Promoter Scores der Mitarbeiter verzeichnen, und die Teammitglieder weisen in Mitarbeiterbefragungen immer wieder auf die Transparenzkultur von Doodle hin. Teams müssen gegenüber der Führungsriege nicht mehr ständig nachweisen, dass sie ihre Aufgaben erledigen. So haben sie das Gefühl, dass ihnen vertraut und ihre Arbeit wertgeschätzt wird. Und weil jede Aufgabe mit einem strategischen Eckpunkt in Jira Product Discovery verknüpft ist, wissen alle, welche weiter gefassten Ziele sie mit harter Arbeit unterstützen und wo sie sich in das Gesamtbild von Doodle einfügen. Das ist besonders wichtig für Entwickler, die jetzt jeden Tag zielgerichteter Lösungen entwickeln können.

4. Ganzheitliche Erfolgsmessung mit detaillierteren Metriken

Seit der Einführung von Jira Product Discovery haben sich bei Doodle nicht nur die kritischen Metriken verbessert, sondern es hat sich auch die Methode zur Erfolgsmessung geändert. Nachdem Doodle von der Messung der Produktgeschwindigkeit zu einer ganzheitlichen Analyse der Durchlaufzeit übergegangen ist, konnte die Vorlaufzeit um schätzungsweise 25 % verkürzt werden. Das Unternehmen verfolgt zwar weiterhin die Net Promoter Scores (NPS), konzentriert sich jetzt aber stärker auf das detailliertere Customer Effort Score(CES)-System und hat die Werte von 3,6 auf 4,0 und höher gesteigert (Maximum 5,0).

Zukunftsfähige Zeitplanung mit besserer Aufstellung zur Priorisierung, Organisation und Zusammenarbeit

Seit der Einführung von Jira Product Discovery sind die Teams von Doodle fokussierter, besser aufeinander abgestimmt und in der Lage, die Zeitplanung auf völlig neue Weise zu vereinfachen. "Heute sind wir zuversichtlich, dass wir eine großartige Kundenerfahrung bieten, und unsere CES- und NPS-Werte geben uns Recht", sagt Stephanie. "So konnten wir unseren Schwerpunkt auf zukunftsfähige Konzepte verlagern."

Zum Beispiel ermöglicht eines der neuesten Produkte von Doodle, Sign-up Sheets, den verschiedenen Doodle-Benutzern – von Geschäftsleuten bis hin zu Familien- und Freundesgruppen – beliebig viele Personen zu vorgegebenen Zeitfenstern einzuladen.

Mit Jira Product Discovery geht Doodle über die Erweiterung und Verbesserung seiner Produkte hinaus. Unter der inspirierenden, kooperativen Leitung von Jens und Stephanie wechselt das Unternehmen zu einem völlig neuen Paradigma. Jetzt wird die kundenorientierte Kultur durch umfassende Transparenz, strenge Priorisierung und strategische, datengestützte Entscheidungen unterstützt. Durch die Verbesserung der Ideenfindungs- und Planungsprozesse ist Doodle bereit, auch in den kommenden Jahrzehnten Menschen zusammenzubringen.