Arbeitsablauf
Ein Arbeitsablauf ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Dabei werden verschiedene Komplexitäten nach der Granularität ihrer Beschreibung unterschieden:
- ein Arbeitsfluss (englisch: workflow) ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden.
- ein Arbeitsauftrag (englisch: job) ist eine Instanz eines Arbeitsablaufs über verschiedene Arbeitsschritte (englisch: task) einer Instanz eines Auftrags, dabei wird jeder Arbeitsschritt meist von einem Akteur (englisch: worker) an einem Ort (englisch: work position) und meist mit einer Ressource erledigt.
Der Arbeitsablauf betont dabei die operativ-technische Sicht auf die Prozesse, während der in der Definition nahestehende Geschäftsprozess den Bezug zu betriebswirtschaftlichen Faktoren wie Kosten und Erlöse betrachtet, zum Beispiel bei einem Handelsprozess.
Dabei kann ein IT-System den Ablauf in mehrfachem Kontext unterstützen, ihn mit notwendigen Daten (temporal, modal, final) versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln. Herstellerübergreifende, internationale Gremien wie WfMC haben dazu Standards wie BPML entwickelt.
Die Ziele der Arbeitsablaufsteuerung sind unter anderen:
- zunächst eine klare Vorgabe
- Vermeidung von Wartezeiten
- Vermeidung von temporaler oder modaler Überlastung
- Zuordnung von Ressourcen, wenn sie benötigt werden
- Verstetigung der Belastung der beteiligten Arbeitnehmer
- Verstetigung des Ausstoßes an Produkten
- mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung
- weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter,
In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen, indem die Arbeitsablauf-Beschreibung (workflow-definition) den Prozess in Bestandteile gliedert, die auf IT-Ebene eindeutig sind und in deterministischer Beziehung zueinander stehen.
Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in Arbeitsabläufe der Organisation sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Definition und Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Workflow-Management-Systems besteht darin, zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.
Analyse und Definition von Arbeitsabläufen können aber auch ohne jeden Bezug zu einem Rechnersystem erfolgen.