„Arbeitsablauf“ – Versionsunterschied
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Ein Arbeitsablauf beschreibt, welche Schritte notwendig sind, um zu einem Arbeits-Ergebnis zu kommen. Er wird von Menschen ausgeführt und häufig von Softwareprogrammen oder automatisierten Prozessen unterstützt. Der Begriff wird wenig verwendet. Vorwiegend spricht man vom Prozess und denkt dabei an Abläufe, wie sie in Softwareprogrammen abgebildet sind.
Die Dominanz der in Softwareprogrammen dargestellten „Geschäftsprozesse“ führte u.a. zur Vernachlässigung der von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufe mit den bekannten negativen Folgen.
Ein weiterer Begriff in diesem Zusammenhang ist der „Betriebsablauf“. Er ist nicht eindeutig, da er z.B. auch bei den Rangierarbeiten der Bundesbahn verwendet wird.
▲; Arbeitsablauf
'''Empfehlung'''
Zur besseren Unterscheidung sollte für die von Menschen ausgeführten Tätigkeiten der Begriff „Arbeitsablauf“ verwendet werden. Im Gegensatz dazu sind Prozesse automatisierte Abläufe, wie z.B. in Softwareprogrammen.
'''Arbeitsablauf – Prozess'''
Während bei einem mit einer Software dargestellten Prozess dieser sofort mit der Programmierung umgesetzt ist, ist das bei von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufen nicht der Fall. Drei Hürden verhindern das
1. Betriebsblindheit
2. Routine
3. Grenzen
Es sind Hürden, die vom Unterbewusstsein als Schutzfunktion errichtet wurden:
Betriebsblindheit bedeutet, wir wissen im Detail nicht, was wir tun. Das nimmt die Sensibilität für Störeinflüsse, die als normale Arbeit angesehen werden.
Routine spart 80% der Energie im Vergleich zum bewussten Handeln. Jede wiederholte Tätigkeit wird automatisch zu einer Routine. Damit verhindert das Unterbewusstsein Energieverluste. Mit ausschließlich bewusstem Handeln, würden wir nach sehr kurzer Zeit ermüden.
Grenzen errichtet das Unterbewusstsein automatisch, wenn der Versuch eine Herausforderung zu meistern mehrfach scheitert. Eine fatale Hürde in einer Zeit extremen Wandels und disruptiver Entwicklungen.
Das Bewusstsein für diese Hürden ist weitgehend nicht gegeben. Die Techniken, die Hürden zu meistern, sind nicht verbreitet.
'''Entstehung eines Arbeitsablaufes'''
Idealerweise wird ein Arbeitsablauf Schritt für Schritt gestaltet. Dies geschieht in der Regel nicht. Folgende Möglichkeiten werden unbewusst praktiziert:
1. erben
Ein Mitarbeiter kommt in ein neues Arbeitsumfeld. Ihm werden Abläufe gezeigt, die er übernimmt, ererbt.
2. kopieren
Das Gehirn nimmt Arbeitsabläufe auf und kopiert sie.
3. angewöhnen
Dem Mitarbeiter wird eine neue Aufgabe übertragen. Er tastet sich heran und gewöhnt sich einen Arbeitsablauf an.
Diese Methoden führen zwangsläufig nicht zu optimalen Arbeitsabläufen.
Arbeitsgeschwindigkeit, Arbeitsdichte, Veränderungsgeschwindigkeit
In den letzten dreißig Jahren entwickelten sich Arbeitsgeschwindigkeit und Arbeitsdichte. Vergleicht man mit dem früher üblichen Briefverkehr, so können wir von einer achthundertfachen Geschwindigkeit sprechen. Fanden früher in einem Arbeitsleben kaum signifikante Veränderungen statt, so lassen heute technologische Entwicklungen eine Veränderung der anderen folgen. Dabei kann man die Zeiträume nicht mehr in Jahren, sondern eher Monaten messen. Für das heutige Arbeitsumfeld fehlen der Organisationsentwicklung wirkungsvolle Methoden. Wir halten z.B. noch an der Prozessoptimierung fest, obwohl sie nicht mehr geeignet ist.
'''
Störeinflüsse'''
Da die heutigen Arbeitsweisen die neuen Anforderungen nicht mehr erfüllen kann, wachsen die Störeinflüsse. Schätzungen ergeben, dass ein Drittel und mehr der Arbeitsleistung verloren gehen, mit steigender Tendenz. In den meisten Fällen sieht man die Störung als normale Arbeit an und akzeptiert sie. Inzwischen erreichte das Netz von Störeinflüssen eine extreme Komplexität, vor der häufig resigniert wird. In gleichem Maße, wie die Störeinflüsse steigen, sinkt die Produktivität. Zum vermeintlichen Ausgleich werden Arbeitsgeschwindigkeit und Arbeitsdichte weiter gesteigert. Ein kontraproduktives Vorgehen.
'''Reaktionen der Psyche'''
Die Arbeitswelt in ihrer aktuellen Form, lässt bei den Menschen ein Gefühl der Hilflosigkeit aufkommen. Die Psyche reagiert mit Ermüdungserscheinungen (CFS, chronic fatigue syndrom), Depressionen bis hin zum Burnout. Die Studien der Krankenkassen dokumentieren den Trend. Alle Entwicklungen sind schleichend und werden kaum wahrgenommen, da der Mensch die Eigenschaft besitzt sich schnell an ein sich veränderndes Umfeld anzupassen.
'''An die Wurzel gehen'''
In unserer Zeit ist es üblich, sich den Symptomen zuzuwenden. Wir kennen das besonders von der Medizin. Bei den Folgen der nicht bewusst gestalteten Arbeitsabläufe setzt man u.a. das „Betriebliche Gesundheits-Management“ ein. Soll der Trend durchbrochen werden, muss an der Ursache, an der Wurzel angesetzt werden. Als Wurzel ist der einzelne Arbeitsschritt zu sehen. Er muss bewusst gestaltet werden. Eine Alternative gibt es nicht.
'''Aussichten'''
Die bewusste Gestaltung von Arbeitsabläufen ist nur in seltenen Fällen zu erkennen. Auf der anderen Seite stürmen die Technologien mit zunehmender Geschwindigkeit voran. Wir sprechen von „Industrie 4.0“, „IoT“ (Internet der Dinge), usw. Die Medienbrüche zwischen Mensch und Technologie bleiben unberücksichtigt. Das Konfliktpotenzial wird weiter steigen. So, wie ein Softwareprogramm Schritt für Schritt entwickelt wird, muss dies auch bei den von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufen geschehen. Das ist unverzichtbar.
'''Kriterien der Gestaltung'''
Ein Arbeitsablauf ist nicht Selbstzweck. Er zielt auf ein Ergebnis mit einem Nutzen. Die Gestaltung muss von diesen Kriterien ausgehen.
'''operative Ebene – System-Ebene'''
Viele operative Tätigkeiten stellen Anforderungen an die Menschen, die nicht zu erfüllen sind. Es wird z.B. eine hohe Konzentration über einen langen Zeitraum gefordert. Treten solche Über-Forderungen auf, muss die reine operative Arbeit auf eine System-Ebene angehoben werden. Dies geschieht u.a. dadurch, dass analoge Arbeiten digitalisiert werden. Der Mitarbeiter wird dann von einem System unterstützt. Seine Leistung und das Qualitätsniveau steigen.
'''Das ideale Arbeitsumfeld'''
Professor Mihály Csíkszentmihályi beschrieb 1975 das Flow-Erleben. Eine Situation, in der der Mensch in voller Konzentration zu außergewöhnlichen Leistungen fähig ist. In Heidelberg arbeitete Professor Felix von Cube an dem Thema und fand heraus, jede Arbeit kann eine Flow-Tätigkeit sein. Überträgt man den Mitarbeitern die Verantwortung für die Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe, so schaffen sie eine selbstbestimmte Arbeitswelt mit der Möglichkeit von Flow-Erleben.
'''Betriebswirtschaftliche und volkswirtschaftliche Auswirkungen'''
Geht ein Drittel und mehr der Arbeitsleistung verloren, ist die betriebswirtschaftliche Auswirkung leicht zu ermitteln. Holt man das Drittel zurück, erschließt man damit eine Personalreserve von 50% und das ohne Neueinstellungen. Betrachtet man ergänzend die psychischen Erkrankungen, hat das einen erheblichen volkswirtschaftlichen Schaden zur Folge. Beide Auswirkungen zusammengenommen kommen in die Größenordnung des Haushaltes der Bundesrepublik Deutschland. Bei diesen Betrachtungen sollte eine Schuldfrage ausgeklammert werden. Priorität sollte die Chance aller Beteiligten haben, enorme Potenziale erschließen zu können. Es ist nicht empfehlenswert, darauf zu warten, dass sich die Probleme in der Person und im privaten Umfeld des Mitarbeiters ändern.
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