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Als '''Arbeitsablauf''' (auch ''Arbeitsfolge'' oder {{enS|workflow}}) wird in der [[Organisationslehre]] die [[Raum (Architektur)|räumliche]] und [[zeit]]liche [[Reihenfolge]] von [[Funktion (Organisation)|funktional]], [[Physik|physikalisch]] oder [[Technik|technisch]] zusammengehörenden [[Arbeitsvorgang|Arbeitsvorgängen]] an einem [[Arbeitsplatz]] bezeichnet.
 
== Allgemeines ==
<noinclude>
In [[Wirtschaftseinheit]]en ([[Privathaushalt]]e, [[Unternehmen]], [[Staat]]en mit ihren Untergliederungen wie [[Gebietskörperschaft]]en und der [[öffentliche Verwaltung|öffentlichen Verwaltung]]) bestehen die einer [[Stelle (Organisation)|Stelle]] zugewiesenen [[Aufgabe (Pflicht)|Arbeitsaufgaben]] meist aus einer Vielzahl von einzelnen [[Ablaufabschnitt]]en (Arbeitsschritte; {{enS|''task''}}), die erst in ihrer Gesamtheit durch einen letzten komplettierenden Arbeitsschritt als erfüllt anzusehen sind. Viele dieser Ablaufabschnitte sind funktional, physikalisch oder technisch voneinander abhängig, so dass beim Arbeitsablauf eine bestimmte Reihenfolge ([[Ablauffolge]]) einzuhalten ist. Dazu setzen [[Arbeitskraft|Arbeitskräfte]] meist [[Arbeitsmittel]] ein, um aufgrund der vorgegebenen Arbeitsaufgabe ein [[Arbeitsergebnis]] zu erzielen. Deshalb wird der Arbeitsablauf auch als das räumliche und zeitliche Zusammenwirken von [[Arbeitskraft]], Arbeitsmitteln, [[Arbeitsgegenstand|Arbeitsgegenständen]], [[Energie]] und [[Information]] in einem [[Arbeitssystem]] bezeichnet.<ref>[https://www.google.de/books/edition/Lexikon_der_Fertigungsleittechnik/Vc_JBgAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=Arbeitsgegenstand+lexikon&pg=PA28&printsec=frontcover Frank Topolewski/Uwe Meinberg, ''Lexikon der Fertigungsleittechnik'', 1995, S. 28]</ref>
{{Löschantragstext|tag=5|monat=Juni|jahr=2015|titel=Arbeitsablauf|text=selbst erklärende/r Ratgeber/Anleitung --[[Benutzer:Blaufisch123|Blaufisch123]] ([[Benutzer Diskussion:Blaufisch123|Diskussion]]) 19:56, 5. Jun. 2015 (CEST)}}
----</noinclude>
{{QS-Antrag|5. Juni 2015| [[WP:Wikifizieren]]: [[Hilfe:Sackgasse|Sackgassenartikel]], [[Wikipedia:Kategorien|Kategorien]] fehlen -- [[Benutzer:MerlBot/AutoQS|MerlBot]] 17:46, 5. Jun. 2015 (CEST)}}
{{Belege}}
'''Arbeitsablauf'''▼
Ein Arbeitsablauf beschreibt, welche Schritte notwendig sind, um zu einem Arbeits-Ergebnis zu kommen. Er wird von Menschen ausgeführt und häufig von Softwareprogrammen oder automatisierten Prozessen unterstützt. Der Begriff wird wenig verwendet. Vorwiegend spricht man vom Prozess und denkt dabei an Abläufe, wie sie in Softwareprogrammen abgebildet sind.
 
Ein noch nicht komplettierter Arbeitsablauf befindet sich in einem bestimmten [[Status (Arbeitsablauf)|Bearbeitungsstatus]]. Bei komplexeren Arbeitsabläufen lohnt sich die Erstellung von [[Arbeitsablaufplanung]]en mit [[Organigramm]]en.
Die Dominanz der in Softwareprogrammen dargestellten „Geschäftsprozesse“ führte u.a. zur Vernachlässigung der von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufe mit den bekannten negativen Folgen.
 
Die [[Arbeit (Philosophie)|Arbeit]] in ihrer [[Praxis (Philosophie)|praktischen]] prozessualen Ausführung ([[Arbeitsprozess (Betriebswirtschaft)|Arbeitsprozess]]) wird durch die [[Umweltzustand|Arbeitsumwelt]] und die ''geforderten Leistungsvoraussetzungen'' geprägt, wie [[Qualifikation (Personalwesen)|Qualifikation]], [[Auftrag|Arbeitsauftrag]] ({{enS|''job''}}) und [[Ausführungskompetenz|Ausführungsbedingungen]].<ref>Ekkehard Frieling/Karlheinz Sonntag/Ralf Stegmaier: ''Lehrbuch Arbeitspsychologie'', 1999, S. 468 ff.</ref> Der Arbeitsauftrag wiederum besteht aus [[Arbeitsanweisung]]en und sonstigen Instruktionen ([[Dienstanweisung]]en) zu den Arbeitsmitteln, Arbeitsabläufen und dem Arbeitsziel.<ref>Ansfried B. Weinert: ''Organisations- und Personalpsychologie'', 2004, S. 650</ref>
Ein weiterer Begriff in diesem Zusammenhang ist der „Betriebsablauf“. Er ist nicht eindeutig, da er z.B. auch bei den Rangierarbeiten der Bundesbahn verwendet wird.
 
Die Analyse und Gestaltung von Arbeitsabläufen ist in Unternehmen Teil der [[Ablauforganisation]]. Sie ermittelt die zweckmäßigsten Arbeitsabläufe, um hierdurch das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen.<ref>Udo Freier/Gisela Rauschhofer: [https://books.google.de/books?id=nijwBgAAQBAJ&pg=PA105&dq=Dienstanweisung+Arbeitsablauf&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=Dienstanweisung%20Arbeitsablauf&f=false ''Atlas Wirtschaftslehre.''] 1984, S. 105</ref> Dabei muss sie berücksichtigen, dass es im Betriebsablauf oft vorkommt, dass eine Arbeitsaufgabe nicht von einem einzigen Arbeitsplatz allein, sondern von mehreren Arbeitsplätzen – sogar [[Abteilung (Organisation)|abteilungs-]] und [[standort]]übergreifend – vollendet werden kann. Dann ist ein [[Koordination|koordiniertes]] Vorgehen der beteiligten Bereiche aufgrund von [[Ablaufdiagramm]]en erforderlich, welche die stellenübegreifenden Ablaufabschnitte festhalten. Können einzelne Ablaufabschnitte erst in einem gesamten Unternehmen durch einen komplexen [[Produktionsprozess]] zu einem [[Endprodukt]] oder einer [[Dienstleistung]] zusammengefügt werden, so spricht man von [[Arbeitssystem]]en oder [[Geschäftsprozess]]en. Ist die [[Fertigungstiefe]] im Unternehmen nicht sehr groß, führen die Arbeitsabläufe lediglich zu [[Halbfabrikat]]en oder [[Zwischenprodukt]]en, die erst durch [[Weiterverarbeitung (Produktion)|Weiterverarbeitung]] in anderen Unternehmen komplettiert werden können.
'''Empfehlung'''
Zur besseren Unterscheidung sollte für die von Menschen ausgeführten Tätigkeiten der Begriff „Arbeitsablauf“ verwendet werden. Im Gegensatz dazu sind Prozesse automatisierte Abläufe, wie z.B. in Softwareprogrammen.
 
== Geschichte ==
'''Arbeitsablauf – Prozess'''
Als Begründer des [[Scientific Management]], also der wissenschaftlichen Durchdringung auch der Arbeitsabläufe, gilt [[Frederick Winslow Taylor]]. Er und [[Frank Bunker Gilbreth]] begannen 1911 damit, den industriellen Arbeitsablauf durch Arbeitsablaufstudien systematisch zu analysieren. Taylor konzentrierte sich dabei auf Zeit- und Bewegungsstudien, mit deren Hilfe er den gesamten Arbeitsablauf in sinnvolle Teiloperationen aufspaltete und durch Objektivierung optimierte.<ref>Frederick Winslow Taylor, ''Die Grundsätze wissenschaftlicher Betriebsführung'', 1913, S. 32 ff.</ref> Hiermit stellte er die optimalen Bewegungsformen und den günstigsten Zeitaufwand für einen bestimmten Arbeitsablauf fest. Der [[Ingenieur]] [[Karl Hennig (Ingenieur)|Karl Wilhelm Hennig]] befasste sich 1948 eingehend mit industriellen Arbeitsabläufen. Der Arbeitsablauf ist für ihn das zeitliche Hinter- und Nebeneinander von Arbeitsvorgängen an [[Arbeitsobjekt]]en, ausgeführt durch Arbeitskräfte am Arbeitsplatz; er dient der Erfüllung einer Teilaufgabe in einem Betrieb.<ref name="hennig110">Karl Wilhelm Hennig: [https://books.google.de/books?id=PvN8BwAAQBAJ&pg=PA110&dq=Arbeitsablauf&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=Arbeitsablauf&f=false ''Betriebswirtschaftliche Organisationslehre.''] 1948, S. 110</ref> Der Arbeitsablauf ist so zu gestalten, dass [[Wirtschaftlichkeit]], einwandfreie [[Produktqualität]], Schnelligkeit und Terminsicherheit erreicht werden können.<ref name="hennig110" />
Während bei einem mit einer Software dargestellten Prozess dieser sofort mit der Programmierung umgesetzt ist, ist das bei von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufen nicht der Fall. Drei Hürden verhindern das
1. Betriebsblindheit
2. Routine
3. Grenzen
Es sind Hürden, die vom Unterbewusstsein als Schutzfunktion errichtet wurden:
Betriebsblindheit bedeutet, wir wissen im Detail nicht, was wir tun. Das nimmt die Sensibilität für Störeinflüsse, die als normale Arbeit angesehen werden.
Routine spart 80% der Energie im Vergleich zum bewussten Handeln. Jede wiederholte Tätigkeit wird automatisch zu einer Routine. Damit verhindert das Unterbewusstsein Energieverluste. Mit ausschließlich bewusstem Handeln, würden wir nach sehr kurzer Zeit ermüden.
Grenzen errichtet das Unterbewusstsein automatisch, wenn der Versuch eine Herausforderung zu meistern mehrfach scheitert. Eine fatale Hürde in einer Zeit extremen Wandels und disruptiver Entwicklungen.
 
[[Erich Gutenberg]] stellte 1951 fest, dass die [[Durchlaufzeit]] dann am geringsten ist, wenn die Arbeitsschritte ohne wesentlichen Zeitverlust aneinander anschließen.<ref>Erich Gutenberg: [https://books.google.de/books?id=2UjwBgAAQBAJ&pg=PA43&dq=gutenberg+Arbeitsablauf&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=snippet&q=Arbeitsfolge&f=false ''Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre, Band 1: Die Produktion.''] 1963, S. 157</ref> [[Konrad Mellerowicz]] hielt es 1951 für eine wichtige Aufgabe, „den Arbeitsablauf rational zu gestalten“<ref>Konrad Mellerowicz: ''Kosten und Kostenrechnung'', Band 1, 1951, S. 215</ref> und schrieb 1956 der organisatorischen Denkweise den Zweck zu, für eine Aufgabe den besten Arbeitsablauf zu finden,<ref>Konrad Mellerowicz: [https://books.google.de/books?id=vpkm7Fc8ONgC&pg=PA29&dq=mellerowicz+Arbeitsablauf&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=mellerowicz%20Arbeitsablauf&f=false ''Allgemeine Betriebswirtschaftslehre.''] Band 1, 1956, S. 29</ref> wobei die [[Arbeitsvorbereitung]] für einen reibungslosen Arbeitsablauf sorgen kann.<ref>Konrad Mellerowicz: ''Allgemeine Betriebswirtschaftslehre.'' Band 1, 1956, S. 102</ref> Für [[Erich Kosiol]] galt 1962 als das oberste Ziel der Strukturierung des Arbeitsablaufs die Erreichung der kürzesten Durchlaufzeiten aller Bearbeitungsobjekte.<ref>Erich Kosiol: ''Organisation der Unternehmung'', 1962, S. 107</ref> [[Erwin Grochla]] setzte sich 1971 eingehend mit den Arbeitsabläufen im [[Büro]] auseinander.<ref>Erwin Grochla (Hrsg.): ''Das Büro als Zentrum der Informationsverarbeitung'', 1971, S. 129 ff.</ref>
Das Bewusstsein für diese Hürden ist weitgehend nicht gegeben. Die Techniken, die Hürden zu meistern, sind nicht verbreitet.
 
== Störungen im Arbeitsablauf ==
Auch in Arbeitsabläufen können [[Schwachstelle (Organisation)|Schwachstellen]] vorhanden sein. Sie können zu [[Störung (betrieblich)|betrieblichen Störungen]] führen ({{enS|[[Job (Arbeit)#Aus „Job“ gebildete Begriffe|Job-Stopper]]}}), so dass bei Auftreten einer Unterbrechung die aktuell durchzuführenden, aufgabenbezogenen und geplanten Ablaufabschnitte nicht mehr realisiert werden können. Hierbei werden zwei Unterbrechungen unterschieden.<ref>Heiner Dunckel: [https://books.google.de/books?id=4ZT51XzYS7wC&pg=PA213&dq=Arbeitsablauf+st%C3%B6rung&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=Arbeitsablauf%20st%C3%B6rung&f=false ''Kontrastive Aufgabenanalyse im Büro.''], 1993, S. 213</ref> Der Arbeitsablauf wird entweder durch Personen oder durch eine gestörte [[Funktion (Objekt)|Funktion]] oder mangelnde Verfügbarkeit von Arbeitsmitteln unterbrochen.
 
== Arbeitsprozess, Prozessmanagement und Workflow-Management ==
'''Entstehung eines Arbeitsablaufes'''
Ein [[Arbeitsprozess (Betriebswirtschaft)|Arbeitsprozess]] ist ein verbindlicher Arbeitsablauf, der ein eindeutiges Startereignis und Endergebnis aufweist, [[Arbeitsteilung|arbeitsteilig]] von mehreren Prozessbeteiligten bearbeitet wird und für einen internen oder externen [[Kunde]]n einen [[Nutzen (Wirtschaft)|Nutzen]] stiftet.<ref>Carlo Simon/Bernd Hientzsch: [https://books.google.de/books?id=OqegBAAAQBAJ&pg=PA10&dq=Arbeitsablauf+Prozessmanagement&hl=de&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=Arbeitsablauf%20Prozessmanagement&f=false ''Prozesseigner: Wissen & Methoden für Manager von Unternehmensprozessen.''] 2014, S. 10</ref> Das [[Prozessmanagement]] betrifft die fachlich-konzeptionelle Ebene im Unternehmen, während das [[Workflow-Management]] die operative Ebene darstellt. Ziel des Prozessmanagements ist es, Arbeitsabläufe systematisch zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Hierfür sind [[Arbeitsinhalt]]e und [[Arbeitsort]]e durch eine [[Arbeitsanalyse und -synthese]] zu untersuchen. Das Workflow-Management hat auf der Grundlage dieser Ergebnisse den richtigen Arbeitsablauf zur Verfügung zu stellen. Es kann als technische Sicht auf die Geschäftsprozesse bezeichnet werden, da es die Steuerung der Arbeitsabläufe beinhaltet. Dabei kann ein [[Workflow-Management-System]] den Ablauf in mehrfachem Kontext unterstützen, ihn mit notwendigen [[Daten]] (temporal, modal, final) versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen [[Algorithmus]] unterstützen. Internationale industrielle Gremien wie die [[Workflow Management Coalition|WfMC]] und [[Object Management Group|OMG]] haben dazu Standards wie BPAF<ref>[http://www.wfmc.org/index.php/standards/bpaf BPAF-Standard]</ref>, [[Business Process Model and Notation|BPMN]]<ref>[http://www.bpmn.org BPMN-Business Model]</ref> und [[Business Process Modeling Language|BPML]]<ref>[http://www.techopedia.com/definition/13762/business-process-modeling-language-bpml BPML-Business Model-Language]</ref> entwickelt.
Idealerweise wird ein Arbeitsablauf Schritt für Schritt gestaltet. Dies geschieht in der Regel nicht. Folgende Möglichkeiten werden unbewusst praktiziert:
1. erben
Ein Mitarbeiter kommt in ein neues Arbeitsumfeld. Ihm werden Abläufe gezeigt, die er übernimmt, ererbt.
2. kopieren
Das Gehirn nimmt Arbeitsabläufe auf und kopiert sie.
3. angewöhnen
Dem Mitarbeiter wird eine neue Aufgabe übertragen. Er tastet sich heran und gewöhnt sich einen Arbeitsablauf an.
 
== Unterschied zwischen traditionellem Arbeitsablauf und agilem Arbeitsablauf ==
Diese Methoden führen zwangsläufig nicht zu optimalen Arbeitsabläufen.
Ein traditioneller Arbeitsablauf verläuft normalerweise sequentiell und linear, d.&nbsp;h. alle Schritte stehen fest, bevor die Arbeit beginnt. Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, kann die Arbeit in die nächste Phase übergehen. Dies wird als [[Wasserfallmodell|Wasserfallmethode]] bezeichnet. An dieser Stelle unterscheidet sich der traditionelle Arbeitsablauf mit dem agilen Arbeitsablauf. Bei einem agilen Arbeitsablauf liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Bereitstellung von kleineren Arbeitsstücken sowie das schnelle Erhalten von Feedback. Änderungen können dabei immer am Ende eines [[Scrum|Sprints]] vorgenommen werden, sodass dieser Arbeitsablauf weniger starr ist als die traditionelle Vorgehensweise. Der agile Workflow ist damit flexibler im Hinblick auf die Struktur und Veränderungen. Außerdem erlaubt die Vorgehensweise es Aufgaben leichter zu priorisieren.<ref>[https://www.workpath.com/magazin/agilitaet-prinzipien Begriffserklärung] auf ''WORKPATH''.</ref>
 
== Siehe auch ==
Arbeitsgeschwindigkeit, Arbeitsdichte, Veränderungsgeschwindigkeit
▲'''* [[Arbeitsablauf'''-Zeitanalyse]]
In den letzten dreißig Jahren entwickelten sich Arbeitsgeschwindigkeit und Arbeitsdichte. Vergleicht man mit dem früher üblichen Briefverkehr, so können wir von einer achthundertfachen Geschwindigkeit sprechen. Fanden früher in einem Arbeitsleben kaum signifikante Veränderungen statt, so lassen heute technologische Entwicklungen eine Veränderung der anderen folgen. Dabei kann man die Zeiträume nicht mehr in Jahren, sondern eher Monaten messen. Für das heutige Arbeitsumfeld fehlen der Organisationsentwicklung wirkungsvolle Methoden. Wir halten z.B. noch an der Prozessoptimierung fest, obwohl sie nicht mehr geeignet ist.
* [[Arbeitsablaufverwaltung]]
'''
* [[Ablaufart]]
Störeinflüsse'''
* [[Enterprise-Content-Management-System]]
Da die heutigen Arbeitsweisen die neuen Anforderungen nicht mehr erfüllen kann, wachsen die Störeinflüsse. Schätzungen ergeben, dass ein Drittel und mehr der Arbeitsleistung verloren gehen, mit steigender Tendenz. In den meisten Fällen sieht man die Störung als normale Arbeit an und akzeptiert sie. Inzwischen erreichte das Netz von Störeinflüssen eine extreme Komplexität, vor der häufig resigniert wird. In gleichem Maße, wie die Störeinflüsse steigen, sinkt die Produktivität. Zum vermeintlichen Ausgleich werden Arbeitsgeschwindigkeit und Arbeitsdichte weiter gesteigert. Ein kontraproduktives Vorgehen.
* [[Prozessmanagement]]
* [[Prozessmapping]]
 
== Einzelnachweise ==
'''Reaktionen der Psyche'''
<references />
Die Arbeitswelt in ihrer aktuellen Form, lässt bei den Menschen ein Gefühl der Hilflosigkeit aufkommen. Die Psyche reagiert mit Ermüdungserscheinungen (CFS, chronic fatigue syndrom), Depressionen bis hin zum Burnout. Die Studien der Krankenkassen dokumentieren den Trend. Alle Entwicklungen sind schleichend und werden kaum wahrgenommen, da der Mensch die Eigenschaft besitzt sich schnell an ein sich veränderndes Umfeld anzupassen.
 
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'''An die Wurzel gehen'''
In unserer Zeit ist es üblich, sich den Symptomen zuzuwenden. Wir kennen das besonders von der Medizin. Bei den Folgen der nicht bewusst gestalteten Arbeitsabläufe setzt man u.a. das „Betriebliche Gesundheits-Management“ ein. Soll der Trend durchbrochen werden, muss an der Ursache, an der Wurzel angesetzt werden. Als Wurzel ist der einzelne Arbeitsschritt zu sehen. Er muss bewusst gestaltet werden. Eine Alternative gibt es nicht.
 
[[Kategorie:Arbeitsplanung]]
'''Aussichten'''
[[Kategorie:Arbeitsstudium]]
Die bewusste Gestaltung von Arbeitsabläufen ist nur in seltenen Fällen zu erkennen. Auf der anderen Seite stürmen die Technologien mit zunehmender Geschwindigkeit voran. Wir sprechen von „Industrie 4.0“, „IoT“ (Internet der Dinge), usw. Die Medienbrüche zwischen Mensch und Technologie bleiben unberücksichtigt. Das Konfliktpotenzial wird weiter steigen. So, wie ein Softwareprogramm Schritt für Schritt entwickelt wird, muss dies auch bei den von Menschen ausgeführten Arbeitsabläufen geschehen. Das ist unverzichtbar.
[[Kategorie:Betriebswirtschaftslehre]]
 
[[Kategorie:Geschäftsprozessmanagement]]
'''Kriterien der Gestaltung'''
[[Kategorie:Planung und Organisation]]
Ein Arbeitsablauf ist nicht Selbstzweck. Er zielt auf ein Ergebnis mit einem Nutzen. Die Gestaltung muss von diesen Kriterien ausgehen.
 
'''operative Ebene – System-Ebene'''
Viele operative Tätigkeiten stellen Anforderungen an die Menschen, die nicht zu erfüllen sind. Es wird z.B. eine hohe Konzentration über einen langen Zeitraum gefordert. Treten solche Über-Forderungen auf, muss die reine operative Arbeit auf eine System-Ebene angehoben werden. Dies geschieht u.a. dadurch, dass analoge Arbeiten digitalisiert werden. Der Mitarbeiter wird dann von einem System unterstützt. Seine Leistung und das Qualitätsniveau steigen.
 
'''Das ideale Arbeitsumfeld'''
Professor Mihály Csíkszentmihályi beschrieb 1975 das Flow-Erleben. Eine Situation, in der der Mensch in voller Konzentration zu außergewöhnlichen Leistungen fähig ist. In Heidelberg arbeitete Professor Felix von Cube an dem Thema und fand heraus, jede Arbeit kann eine Flow-Tätigkeit sein. Überträgt man den Mitarbeitern die Verantwortung für die Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe, so schaffen sie eine selbstbestimmte Arbeitswelt mit der Möglichkeit von Flow-Erleben.
 
'''Betriebswirtschaftliche und volkswirtschaftliche Auswirkungen'''
Geht ein Drittel und mehr der Arbeitsleistung verloren, ist die betriebswirtschaftliche Auswirkung leicht zu ermitteln. Holt man das Drittel zurück, erschließt man damit eine Personalreserve von 50% und das ohne Neueinstellungen. Betrachtet man ergänzend die psychischen Erkrankungen, hat das einen erheblichen volkswirtschaftlichen Schaden zur Folge. Beide Auswirkungen zusammengenommen kommen in die Größenordnung des Haushaltes der Bundesrepublik Deutschland. Bei diesen Betrachtungen sollte eine Schuldfrage ausgeklammert werden. Priorität sollte die Chance aller Beteiligten haben, enorme Potenziale erschließen zu können. Es ist nicht empfehlenswert, darauf zu warten, dass sich die Probleme in der Person und im privaten Umfeld des Mitarbeiters ändern.
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