Guidewire、Google Workspace への移行によりイノベーション、コラボレーション、生産性を向上

※この投稿は米国時間 2024 年 6 月 7 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

Guidewire は業界をリードする損害保険のクラウド プラットフォームとして、絶え間ないイノベーションと進化に取り組んでいます。同社はデジタル、AI、データ、アナリティクスを活用したコアシステムをベースとする卓越したクラウド プラットフォームを損害保険会社に提供しています。新規ベンチャー企業から、規模も複雑さもトップクラスの企業まで、世界 40 か国で 540 社以上の保険会社が Guidewire を利用しています。   

COVID-19（新型コロナウイルス感染症）のパンデミック発生時に多くの企業がそうしたように、Guidewire もリモートワークに移行しました。世界各国に 3,400 人の従業員を抱える同社は、コラボレーションとコミュニケーションの状況が根本的に変化したため、働き方のさらなる見直しを行う必要があることにすぐに気が付きました。

また、パンデミックが終了した後も続いたグローバルな雇用も、従業員の構成に影響をもたらしました。Guidewire は、ハイブリッドな勤務形態を採用することで生産性が高まり、従業員の潜在能力をさらに引き出せることを目の当たりにしました。従業員がオフィスに戻るようになると、Guidewireは、どこからでも安全に仕事ができるように構築された生産性向上ソリューションである Google Workspace を使用して、あらゆる場所で働く従業員をつなげる新たな方法を見出しました。Workspace を導入したことで、Guidewire の従業員が地域やタイムゾーンを超えてコラボレーションを促進できただけでなく、「新しい働き方」が生まれたのです。

完全リモートからハイブリッド ワークフォースへ

社内のチームがリモートワークからハイブリッドな勤務形態に移行するのをサポートするため、Guidewire はコラボレーション ツールの簡素化と標準化を望んでいました。同社はクラウド ファーストの組織として、クラウドベースのコラボレーション プラットフォームを導入することで得られるメリットをすでに理解していました。Guidewire の CIO（最高情報責任者）である Chet Mandair 氏は次のように述べています。「私たちの目標は、リアルタイムおよびオフラインでのドキュメント編集、サードパーティ統合、セキュアなドキュメント共有などの機能を備えた、コラボレーションを容易にするソリューションを見つけることでした。そのソリューションで、ハイブリッド チームやリモートチームのためにシームレスかつスムーズなサポートを提供しながら、生産性とチームワークを促進する必要がありました。」

クラウド内に構築されたクラウドのための Workspace は、冗長なテクノロジーをさらに削減し、ビジネスのスピードに合わせて従業員が業務を遂行できるようにするために Guidewire が必要としていた統合ソリューションを提供しました。Guidewire のコラボレーションと業務遂行の基盤となっているのが、Gmail、Google ドライブ、スプレッドシート、カレンダー、Meet です。

同社のビジネス テクノロジー戦略および運用担当バイス プレジデントである Trisha Gwin 氏は次のように述べています。「当社は革新的な企業であり、従業員がお客様にサービスを提供したり、従業員同士が共同作業したりできるよう、常に最善の方法を模索しています。Workspace は、社内外のイノベーションにつながるコラボレーションを加速させるのに役立っています。」

変革を主導する

以前のシステムから Workspace への切り替えには、Guidewire のビジネス テクノロジー インフラストラクチャ担当バイス プレジデントの Soumitra Ghosh 氏による技術的なリーダーシップだけでなく、クラウド ソリューション導入パートナーである SADA とともに社内の変革プロセスを主導する Trisha Gwin 氏の周到なチェンジ マネジメントも必要でした。Guidewire は本稼働に向けて各部門の擁護者を動員し、グローバル アンバサダー プログラムを作成して、従業員からのフィードバックを取り入れてチームに国を超えるサポートを提供することで、すべての役割の従業員を巻き込みました。

過去に Workspace を使用したことのある従業員もいれば、ゼロから始める従業員もいるため、Guidewire は過去の使用経験に基づいた複数のトレーニング オプションと学習パスを用意しました。セルフペース型学習やライブ学習のセッションを通じて、チームメンバーは、モバイル デバイスから Workspace アプリにアクセスする方法、さまざまなツールが連携する仕組み、プラットフォームを最大限に活用するためのヒントとコツを学ぶことができました。リーダーやアシスタントはハイタッチ サポートを受け、すべての従業員と契約社員は広範なオフィスアワーを利用しました。

Guidewire は、2023 年 1 月に IT チームとセキュリティ チームのオンボーディングを開始して、段階的にソリューションをロールアウトしました。その後、3 月に Workspace を組織の残りの部分に導入し、7 月までにレガシーツールを削減しました。本稼働後、チームは従業員がどのようにプラットフォームを利用しているかを把握するために、毎月の導入指標を追跡し、部門ダッシュボードをリーダーと共有しました。アンバサダーによる継続的な働きかけ、専用の学習チャネルを通じた従業員同士の知識の共有に加え、チームに「プロセス変革ラボ」を提供することも、懐疑的だった人を推進者に変える鍵となりました。

Soumitra Ghosh 氏は次のように述べています。「ロールアウトを段階に分ければ分けるほど、取り残される人が増える可能性が高くなるため、適切なバランスを見つける必要がありました。従来の移行よりもタイトなスケジュールでしたが、チームがアプローチを工夫して課題を解決してくれたおかげで、うまくいきました。SADA のチームも、従業員に献身的なサポートを提供するために、広範囲にわたって協力してくれました。」

Guidewire の俊敏な問題解決には、OneNote から Google ドキュメントへのカスタム自動移行ツールの作成も含まれていました。OneNote では、ユーザーは自分のデスクトップにノートを保存する必要があり、コラボレーション指向な Workspace の性質とは本質的に相容れません。直接的な統合方法が存在しなかったため、Guidewire は OneNote の全データを Google ドキュメントに移行する回避策を講じました。以前のツールをリアルタイムのソリューションに置き換えたことで、チームの共同作業の方法は根本的に変わりました。

Chet Mandair 氏は次のように話します。「今回の移行のための準備の仕方は、CEO や拡張されたリーダーシップ チームがこれまで経験したことのないようなものでした。この方法でまったく問題がなかったため、無事に進行でき、他の重要なことに集中できました。」

コラボレーションの変革

Workspace に移行したことにより、Guidewire のグローバル ネットワーク全体のコミュニケーションとコラボレーションが加速しました。さまざまなツールを 1 つの統一されたプラットフォームに統合することで、場合によっては、不要なライセンス料も排除できました。また、Workspace に統合されたセキュリティ機能により、ドキュメントへのアクセスを容易に管理して、社外へのドキュメントの拡散を抑えることができます。非同期的な業務アプローチを可能にする Workspace によって、Guidewire は不必要な会議を制限し、チームや地域間の生産性を向上させています。

Trisha Gwin 氏は次のように述べています。「私たちは今、最も貴重なリソースである従業員の時間とエネルギーを最大限に活用するための次の方策に焦点を合わせています。非同期で遂行できるあらゆる業務を考慮して、会議の効果と効率性を再評価することで、会議から引き出される価値をより意識するようになりました。」

Soumitra Ghosh 氏は「イノベーションへの投資を行っている Google Workspace を導入するということは、手に入るものが、今購入したプロダクトだけではないということを意味します。Workspace にはイノベーションが継続的に追加されるので、当社はこれからも従業員と顧客にとって最善の状態を保つことができます」と話しています。