大会由联合国教科文组织成员国代表组成，每两年召开一次会议，参加者包括成员国、准成员、以及非成员国的观察员、政府间组织和非政府组织。每个国家有一票，不论大小和交纳会费的多少。
大会决定组织的政策和主要工作路线。它的职责主要是制订联合国教科文组织的项目和预算。它还选举产生执行局成员，并每隔四年任命一任总干事。大会的工作语言是阿拉伯语、中文、英语、法语、俄语和西班牙语。
执行局 负责联合国教科文组织的总体管理。它为大会的工作做准备，并确保大会决议正确实施。执行局的功能和职责主要来自《联合国教科文组织宪章》和大会制订的规则和条例。
每隔两年大会为执行局制订具体的工作职责。其他职能则主要来自联合国教科文组织与联合国、专门的联合国机构和其他政府间组织签订的协议。
执行局的58个成员由大会选出。这些代表的选出主要是体现了他们各自代表的文化多样性，以及他们各自的地理区域。要在世界不同区域之间达成平衡有时需要一些有技巧的协商，从而体现组织的广泛代表性。执行局一年举行两次会议。